איך לבחור תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט – המדריך המלא והמקיף!

השימוש בשירותי הנהלת חשבונות באינטרנט, צבר בשנים האחרונות פופולאריות רבה. זאת, תודות ליתרונותיו הרבים. כיצד בוחרים בין השירותים השונים שזמינים למטרה זו?

מה כלול

ניהול חשבונות באינטרנט, מציע מבחר רחב של יכולות. כול יכולת כזו, מייצגת פעילות מסוימת שאתם עשויים לייעל בגישה כזו, שהיא למעשה גישת שירותי הענן. למעשה, הנהלת חשבונות באינטרנט היא אידיאלית לבעלי עסקים מאחר שהיא מעין שילוב של שירותי ענן שונים, בתחום הנהלת החשבונות ומסביבו. הדבר מתבטא ביכולות ליבה של הנהלת חשבונות שוטפת, דוגמת הנפקת חשבוניות (עם חתימה דיגיטאלית), מערכת גביה, סליקת אשראי ואף ניהול הוראות קבע, ניהול הוצאות, ניהול צ'קים וניהול תזרים מזומנים. מערכות אלה שומרות ארכיון מסמכים ומסוגלות להפיק דו"חות מגוונים. לגבי אתרים, הן מספקות חשבוניות וסליקה וחיבור למערכות מסחר אלקטרוני בולטות (דוגמת ווקומרס, שופיפיי, מג'נטו או קונימבו). מי שאין להם חנות באינטרנט, יכולים להקים בקלות עמודי סליקה, לשם מכירת מוצר או שירות ספציפי.

תכונות מתקדמות

מעבר ליכולות הבסיסיות, שירותי הנהלת חשבונות באינטרנט עשויים לטפל בתחומים נוספים, דוגמת ניהול מלאי, ניהול פרויקטים, ניהול יומן וזימון תורים עצמי מצד הלקוחות, ניהול קריאות תמיכה וניהול שעון נוכחות. יכולות אוטומציה שונות, מפשטות ומאיצות תהליכים, מצמצמות טעויות אנוש וחוסכות בזמן. למשל, תזכורות SMS או אימייל ללקוח שמתעכב בתשלום. התכונות המתקדמות מתבטאות אפילו ברמה של הצעת יכולות CRM נרחבות (למשל בשירות של iCount).

התאמה אישית

שירותי הנהלת חשבונות באינטרנט מציעים לא מעט אפשרויות התאמה אישית, עם הלוגו שלכם וכדומה. דוגמה מעניינת, היא התאמה מיוחדת לעורכי דין בשירות של iCount. ברמה היותר טכנית, ממשקי API (Application Programming Interface) למפתחים מאפשרים לעסקים לבצע עוד התאמות אישיות, על פי דרישותיהם המיוחדות.

אמינות הספק

הפעילות העסקית שבה מדובר במערכות אלה, היא פעילות ליבה, קריטית ורגישה. הספק גם יפעיל אמצעי אבטחה שונים, שהם מבחינתכם מאחורי הקלעים. זאת, בכדי להגן על המידע הרגיש שלכם אשר נמצא אצלו ועל המערכות שמטפלות במידע זה. לאור כול זאת, ברורה מאליה החשיבות המכרעת, של אמינות הספק איתו עובדים, בעיקר בכל הנוגע לדיגיטל ופתרונות מחשוב שונים ורגישים יותר או פחות.

עלויות

על מה משלמים בשירות הנבחר? עד כמה ניתן לבחור באפשרות, שבה משלמים רק על מה שצריך? מהן האפשרויות אשר זמינות מעבר לכך (מודולים שונים, חבילות שונות) ומה התשלום הנוסף שבו זה כרוך? לשם ההמחשה, בשירות המומלץ של אייקאונט, ניתן לבחור מסלולים בהתאם לתקציב, כולל מערכת CRM, כאשר המסלול הבסיסי הוא במחיר של 149 ש"ח + מע"מ לשנה. התאמת העלויות לעסק ובחירה בספק הנכון גם אם העלות מעט גבוהה, היא אחד הטיפים שתקבלו מבעלי עסק שיודעים כמה חשובה העלות מול יעילות הספק והאמינות שלו.

התמיכה הזמינה ואיכותה

ככלל, שירותים אלה נוטים להיות נוחים מאוד לשימוש, עם ממשק ברור מאליו ועם עזרה לשימוש עצמי, באתר עצמו. עם זאת, ישנו ההיבט החשוב של תמיכה טכנית, עבור מצבים שבהם כול זה לא יספיק. מתי היא זמינה?באילו אופנים? האם יש תמיכה מורחבת וכמה היא עולה? אלה כמה מהשאלות שצריך לברר.

להשוות

בסופו של דבר, תגבשו לעצמכם רשימה מצומצמת של ספקים אפשריים, בעקבות מעבר על נקודות אלה ואחרות.

כעת רצוי להיכנס לשלב של בדיקה מעמיקה יותר, גם לגבי כל ספק וגם לגבי השירות שהוא מציע. מבחינת האפשרות לנסות שירותים שונים או לעבור מהמערכת הקיימת שלכם למערת באינטרנט, הדבר קל יותר משאתם עשויים לחשוב. ישנם מנגנונים מוכנים ופשוטים לייבוא ולייצוא נתונים בין מערכות כאלה, חיבורים קלים לסוגי מערכות שונים ואפשרויות לנסות שירותים שונים בחינם לתקופה מסוימת.

לסיכום

מעבר לשירות מסוג זה, משלב ייעול עם חסכון. מה שנשאר לכם לעשות, זה לבחור היטב את השירות שאיתו תעבדו.